Geschaftliche E-Mails muessen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Revisionssichere Mailarchivierung ist für viele KMU Pflicht.
Viele KMU wissen nicht: Geschaeftliche E-Mails muessen in Deutschland bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buecher) und das Handelsgesetzbuch schreiben das vor.
Was ist revisionssichere Mailarchivierung?
Was ist revisionssichere Mailarchivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet: E-Mails werden vollstaendig, unveraendert und unveraenderbar gespeichert. Jede Aenderung wird protokolliert. Die Daten sind jederzeit lesbar und exportierbar.
Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen
Handels- und Geschaeftsbriefe: 6 Jahre. Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre. Wenn E-Mails Rechnungen oder Verträge enthalten gelten die laengeren Fristen.
DSGVO und Mailarchivierung
DSGVO und Mailarchivierung
Die DSGVO erfordert dass personenbezogene Daten nicht laenger als noetig aufbewahrt werden. Das steht im Widerspruch zu Aufbewahrungspflichten. Die Lösung: Archivierung nur für geschaeftliche E-Mails, klare Loeschkonzepte nach Ablauf der Fristen.
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